Skapa en ny faktura
Detta kapitel hjälper dig att komma igång och skapa din första faktura. Om du inte redan gjort det kan det vara bra att läsa handbokens kapitel om hur du lägger till nya kunder och artiklar i Faktum Faktura först.
Gå till fakturavyn
Hitta till fakturavyn genom att:
- Klicka på “Dokument” i vänsterkanten
- Klicka på fliken “Fakturor” i överkanten
Skapa ny faktura
Skapa en ny faktura genom att klicka på knappen [Skapa ny].
En ny faktura skapas
En ny faktura skapas och vissa fält fylls i automatiskt med standardinformation.
(1) Fakturanummer
Fakturanumret hämtas automatiskt från det inbyggda systemet för nummerserier. Du kan läsa mer om detta i kapitlet “Hantera nummerserier” i handboken.
(2) Ytterligare fakturainformation
Fakturadatum sätts automatiskt till dagens datum och betalningsvillkoren hämtas upp från det förvalda villkoret under inställningar.
(3) Dokumentstatus
Statusen på fakturan sätts automatiskt till “Utkast”, vilket innebär att du kan redigera och arbeta med fakturan. En faktura som inte har status “Utkast” anses vara färdig och kan inte redigeras.
Koppla fakturan till en kund
För att koppla din nya faktura till en kund klickar du på kundlistan (1). Om fakturan är till en helt ny kund som inte finns med i ditt kundregister än kan du också lägga till den nya kunden direkt från fakturavyn genom att klicka på plus-tecknet till höger om kundlistan (2).
Välj en kund
Välj den kund från ditt kundregister som du vill koppla fakturan till genom att dubbelklicka på kundens namn i listan. Du kan också använda sökrutan för att hitta rätt kund.
Information från kundkortet
- Fakturaadress
- Leveransadress
- Kundens betalningsvillkor
- Kundens referens
Lägg till artiklar på fakuran
Det är nu dags att lägga till rader på fakturan med de varor och tjänster den avser. Om du har artiklar registrerade i artikelregistret kan du lätt hämta upp dessa därifrån. Klicka på [Sök artiklar].
Lägg till fakturarader
Du kan nu hämta artiklar från ditt artikelregister. Markera en artikel (1) som du vill lägga till på fakturan och klicka sedan på [Lägg till produkt] (2). Du kan lägga till flera artiklar efter varandra om du vill.
Om du har många artiklar i ditt register kan du också söka efter artiklar genom att använda sökfältet (3).
När du är klar klickar du på [Stäng sökning] (4) för att återgå till den normala fakturavyn igen.
Lägg till fritextrader
I Faktum Faktura kan du också skriva in fritextrader på dina fakturor. Fritextrader är bra att använda om du till exempel säljer en produkt eller tjänst som bara är en engångsföreteelse eller om du vill skriva något mer specifikt som meddelande till fakturamottagaren. Till exempel “Installation av tvättmaskin och torktumlare”.
Klicka på den tomma beskrivningsraden längst ned i listan och börja skriva radbeskrivningen. Genom att trycka på enter kan du skriva flera textrader om du vill.
Fyll därefter i antal och enhetspris på raden.
Exempel på fritextrad
Nedan är ett exempel på en fritextrad där tre hinkar jordgubbar säljs.
Förhandsgranska din faktura
När du börjar bli klar med din faktura kan du förhandsgranska den för att se hur den kommer att se ut när du skickar den till din kund. Klicka på knappen [Förhandsgranska].
Exempel på förhandsgranskning
Nedan är ett exempel på hur en förhandsgranskning kan se ut.
Gör klart din faktura
När du känner dig klar med din faktura är det dags att slutföra den och skicka till kund. Klicka på [Slutför] för att få fram de olika sätten du kan skicka fakturan till din kund.
Välj hur fakturan ska skickas
Du får nu tre alternativ att välja på gällande hur du vill skicka fakturan till din kund. Välj det som passar dig bäst för just denna kunden.
Skriv ut
Med detta valet kommer Faktum Faktura att skicka en utskrift på fakturan till din skrivare och du kan sedan skicka fakturan till din kund per post.
Exportera till PDF
Om du väljer att exportera fakturan som PDF kommer ett dokument i PDF-format att skapas som du får spara på din dator. Denna kan du sedan skicka till din kund på valfritt sätt.
Skicka PDF med E-post
Väljer du att skicka fakturan som PDF med E-post kommer den att exporteras som ett PDF-dokument och sedan skickas via E-post till din kund. E-post adressen hämtas från uppgifterna du fyllt i om kunden.
Faktum Faktura kan skicka E-post antingen via ditt eget mailprogram på din dator eller via våra servrar. Du kan ändra inställningarna för detta under “Inställningar”.
Fakturan är nu färdig
Din faktura är nu färdig i systemet och eftersom dess dokumentstatus ändrats till “Klar” så skyddas den från förändringar. Detta för att du inte ska råka ändra på en faktura som du redan skickat till kund.
